نکات کاربردی و پيشرفته word (15 مورد از بهترین وجامع ترین+ویدیو رایگان)|آکادمي استاد آموز

  4. اگر بروی هر تب کلیک کنیم در قسمت خالی ریبون راست کلیک کنیم با انتخاب گزینه collapse the ribbon ریبون مخفی می شود.

در سمت راست دکمه های فعلی نوار Quick access  را مشاهده می کنید و در قسمت سمت چپ کلیه دستورات و ابزارها نمایش داده می شوند . که با انتخاب ابزار و کلیک روی دکمه Add  به نوار ابزار Quick access  اضافه می شود و با انتخاب دکمه Remove ابزار از نوار Quick access حذف می گردد .

3- سفارشی سازی نوار ریبون (اضافه و حذف دستورات و تب های جدید در نوار ریبون)

با استفاده از این روش می توانیم به لیست تب های word تب جدیدی را در صورت نیاز اضافه و یا کم کنیم و می توانیم دستورات و ابزار های مربوط به یک تب  را سفارشی  و بر حسب نیاز دکمه هایی را به آن  اضافه و کم کنیم .

و همچنین این امکان درتمام  نرم افزارهای مجموعه Microsoft Office وجود دارد.

روش کار استفاده از customize the ribbon:

با انتخاب تب مورد نظر و راست کلیک در جایی خالی از ریبون گزینه customize the ribbon را انتخاب می کنیم .

ویا از منوی file گزینه option  را انتخاب و از قسمت سمت چپ customize the ribbon  را انتخاب می کنیم .

چگونه با customize the ribbon کار کنیم ؟

درقسمت سمت راست که با رنگ قرمز مشخص شده کلیه ی تب های ریبون نمایش داده می شود که هر کدام از تب ها را که بخواهیم حذف کنیم تیک کنار تب را برمی داریم و اگر بخواهیم اضافه شود تیک کنار آن را انتخاب می کنیم .

با استفاده از دکمه New tab می توانیم تب جدیدی را ایجاد و با دکمه New group گروه جدید ایجاد می شود.

در قسمت سمت چپ که با رنگ سبز مشخص شده است . لیست تمام ابزار ها و دستورات موجود هست که درصورت نیاز می توانید ابتدا تب جدید ایجاد نمایید سپس با کلیک روی دکمه ی New group گروه جدید را ایجاد کنید سپس از قسمت سمت چپ که با رنگ قرمز مشخص شده ایزار مورد نیاز را انتخاب و با کلیک روی دکمه Add آنرا به گروه جدید اضافه کنید.\

4- فارسی  و انگلیسی کردن اعداد در Microsoft word

اگردر هنگام تایپ در مایکروسافت ورد وقتی زبان کی بورد را با فشردن دو دکمه Alt+Shift فارسی می کنیم بخواهیم اعداد هم  فارسی شوند و با فشردن مجدد دو دکمه Alt+Shift  زبان کی بورد را انگلیسی کنیم و لازم باشد اعداد تایپی هم انگلیسی شود باید چه کاری انجام دهیم .

روش کار با این ابزار :

از منوی File گزینه ی Option را انتخاب می کنیم و از قسمت سمت چپ گزینه ی Advanced را کلیک می کنیم .

از بخش Show document content گزینه ی Numeral را انتخاب می کنیم که شامل چهار گزینه می باشد:

• Arabic : با انتخاب این گزینه چه زبان کی بورد فارسی و چه انگلیسی باشد اعداد بصورت انگلیسی تایپ می شوند.
• Hindi : با انتخاب این گزینه چه زبان کی بورد فارسی و چه انگلیسی باشد اعداد بصورت فارسی تایپ می شوند
• context: با انتخاب این گزینه اگر  زبان کی بورد فارسی اعداد بصورت فارسی تایپ می شوند و اگر زبان کی بورد اتگلیسی اعداد هم انگلیسی تایپ می شوند .
• system: همانند گزینه  context  کار می کند .

5-تغییر واحد اندازه گیری خط کش در مایکروسافت ورد

می توانیم واحد اندازه گیری خط کش برحسب نیاز به واحدهای مختلف همچون سانتی متر ، میلیمترو اینچ و …تغییر دهیم

روش کار تغییر واحد اندازه گیری خط کش:

از منوی File روی گزینه ی Options  کلیک می کنیم از پنل سمت چپ گزینه ی Advanced را انتخاب و درقسمت Display با گزینه ی Show measurements in unit off می توانیم واحد اندازه گیری خط کش را در صفحات نرم افزار ورد تغییر دهیم

اگر خط کش در صفحه وجود نداشت از تب view تیک گزینه ruler  را می زنیم.

6- تغییر تنظیمات پیش فرض right to left

وقتی صفحه ورد را باز می کنیم مکان نما بصورت پیش فرض در سمت چپ صفحه قرار گرفته است .

برای اینکه صفحه ورد را طوری تنظیم کنیم تا به هنگام باز شدن صفحه مکان نما سمت راست صفحه قرار گیرد .

از منوی File گزینه ی Options راانتخاب می کنیم از پنل سمت چپ گزینه ی Advanced  را انتخاب سپس در قسمت Show document content  در بخش Document view  می توانیم با انتخاب:

• Right-to-left: با باز شدن صفحه ورد مکان نما بصورت پیش فرض در سمت راست صفحه ورد قرار می گیرد.
• Left-to-right: با باز شدن صفحه ورد مکان نما بصورت پیش فرض در سمت چپ صفحه ورد قرار می گیرد.

چرا باید صفحه را بصورت Right-to-left و Left-to-right   تنظیم کنیم ؟

اگر مطالبی ما فارسی هست باید مکان نما سمت راست صفحه باشد (Right-to-left) چون زبان فارسی را از سمت راست می نویسیم.

اگر هم مطالب انگلیسی بودن باید مکان نما سمت چپ صفحه قرار گیرد(Left-to-right) زیرا زبان انگلیسی را از سمت چپ می نویسیم .

اما به هنگام تایپ مطالب فارسی اگر کلمات انگلیسی هم در بین کلمات فارسی باشند باید حتما صفحه در حالت Right-to-left قرار گیرد در غیر این صورت کلمات انگلیسی قبل از کلمه فارسی نمایش داده می شود .

به عنوان مثال :

وقتی صفحه ورد  در حالت Right-to-left قراردارد اگر تایپ کنیم :

(آموزش Icdl) کلمه ی انگلیسی بعد از کلمه ی فارسی نمایش داده می شود که صحیح است .

اما اگر صفحه در حالت Left-to-right باشد :

(Icdl آموزش)   icdl قبل از آموزش نمایش داده می شود که اشتباه هست .

7- فایل های اخیر ورد نمایش داده نشوند

وفتی از منوی File گزینه Open را انتخاب می کنیم در قسمت Recent لیست فایل های ورد که اخیرا استفاده شده نمایش داده می شوند.

جهت تغییر تعداد  فایل ها یی که اخیرا استفاده شده اند :

از منوی File گزینه ی Options را انتخاب می کنیم در پنل سمت چپ گزینه ی Advanced را کلیک و در بخش Display گزینه ی Show this number of recent documents  تعداد فایل هایی که اخیرا استفاده شده است را در بخش  File—–>Open نمایش می دهد .

اگر بخواهیم فایل هایی که اخیرا استفاده شده نمایش داده نشوند مقدار این گزینه را روی صفر قرار می دهیم .

 8- ذخیره کردن فونت های فایل در خود فایلWord  

معمولا بعد از تایپ متون در نرم افزار word وقتی فایل را به سیستم دیگری کپی می کنیم به جهت پرینت یا ویرایش توسط شخص دوم و…. اغلب فونت فایل ها بهم می ریزد چون ممکنه سیستم دوم فونتی که ما برای تایپ استفاده کردیم را نداشته باشد و باعث بهم ریختگی متن گردد.

برای حل این مشکل می توانیم فونت های استفاده شده در فایل را به همراه فایل ذخیره کنیم .

روش کار ذخیره کردن فونت ها در فایل ورد :

از منوی File روی گزینه ی Options  کلیک می کنیم  از پنل سمت چپ گزینه save  را انتخاب می کنیم .

در بخش سمت راست( Preserve fidelity when sharing this document ) گزینه Embed only the characters used in the document را تیک می زنیم که باعث ذخیره ی فونت های استفاده شده در فایل به همراه خود فایل می گردد .

انتخاب گزینه ی Do not embed common system fonts باعث عدم ذخیره فونت های سیستمی در فایل ورد می شود که در سیستم دوم هم این فونت ها وجود دارد و باعث افزایش حجم فایل می گردد پس این گزینه را حتما انتخاب کنید تا حجم فایل افزایش پیدا نکند .

9- امکان ترجمه متون در نرم افزار word

با استفاده از تب Review گروه Language بر روی ابزار Translate کلیک می کنیم از این ابزار برای ترجمه یک کلمه ، پاراگراف و متن کل سند ورد می توان استفاده کرد.

قبل  از ترجمه اگر روی ابزار Translate کلیک کنیم گزینه آخر در منوی باز شده (choose translation language) می باشد که تعیین می کنید از چه زبانی متون را به زبان دیگر ترجمه کنیم .

با انتخاب Translate from زبان اولیه و با انتخاب گزینه Translate to زبانی که قصد داریم متن به آن ترجمه شود را مشخص می کنیم .

اگر روی ابزار Translate کلیک کنیم منویی شامل سه گزینه باز می شود که عبارتند از:

• Translate document: کل متن سند ورد را در محیط وب ترجمه و نمایش می دهد.

• Translate selected text: قسمتی از متن انتخابی را در محیط ورد ترجمه می کند.

• Mini translator: قسمتی حباب مانند جهت ترجمه بالای متن انتخابی نمایش داده می شود .

جهت ترجمه متن بوسیه این ابزار حتما باید به اینترنت وصل باشید .

نمونه ای از ترجمه یک کلمه بوسیله گزینه :Translate selected text

ایتدا کلمه یا جمله یا پاراگراف مربوطه را انتخاب می کنیم و حتما اینترنت وصل باشد سپس روی گزینه Translate selected text کلیک می کنیم .

نمونه ای از ترجمه کل سند بوسیله ابزار Translate document:  ابتدا کل سند را با ابزارCtrl+A  انتخاب  وحتما به اینترنت وصل باشیم  و روی گزینه Translate document کلیک می کنیم .

10-ایجاد صفحه جدید و حذف صفحات در Microsoft word

وقتی درمایکروسافت ورد شروع به تایپ می کنیم زمانی که به انتهای صفحه می رسیم برای ایجاد صفحه جدید معمولا با فشردن دکمه Enter صفحه جدید ایجاد می کنیم که کار کاملا اشتباهی هست .زیرا اضافه و کم کردن مطالب صفحه قبلی سبب می شود چیدمان مطالب صفحه جدید  بهم بریزد و باکم کردن مطب صفحه قبلی بخشی از مطلب صفحه جدید به صفحه قبلی منتقل شود .

روش های درست ایجاد صفحه در Microsoft word:

• برای ایجاد صفحه در هر قسمت  از نرم افزار ورد با استفاده از دو کلیدCtrl+Enter صفحه جدید را ایجاد می کنیم .

• از تب Layout گروه Page setup روی گزینه ی Breaks سپس از منوی باز شده گزینه Next page  را انتخاب می کنیم .

وقتی صفحه ای را با استفاده از  Next page  ایجاد می کنیم مطلبی که در این صفحه  می نویسیم تحت تاثیر کم یا زیاد شدن مطالب صفحات قبلی قرار نمی گیرد و تحت هر شرایطی مطالب این صفحه همیشه در صفحه جداگانه قرار می گیرد .

[ps2id id=’11’ target=”/]

یعنی اگر مطالب صفحه قبلی زیاد شود مطالب صفحه جدید که با Next page  ایجاد شده به پایین صفحه منتقل نمی شود و در اول صفحه جدید سرجای خودش بدون هیچ گونه تغییر می ماند.

و اگر مطالب صفحه قبلی کم شود مطالب صفحه جدید که با Next page  ایجاد شده به بالای صفحه قبلی منتقل نمی شود و بدون تغییر می ماند .

با این روش برای تهیه گزارش ، تحقیقات  و پایان نامه و… به راحتی بدون تغییر چیدمان صفحه و جابجایی اشکال، نمودارها،جداول و…. براحتی می توانیم مطالبمان را تایپ کنیم.

چگونه صفحات ایجاد شده در مایکروسافت ورد را حذف کنیم ؟

یکی از کاربردهای ایجاد صفحه بصورتNext page این هست که می توانیم صفحاتی که لازم نداریم به راحتی حذف کنیم

برای حذف صفحات ورد :

از تب Home گروه Paragraph روی دکمه Show /hide کلیک می کنیم.علامت درج صفحه مطابق شکل زیر (Page break) نمایش داده می شود . اگر روی این علامت کلیک کنیم و دکمه Delete از کی بورد را فشار دهیم صفحه حذف می شود . و در نوار پایین صفحه ورد تعداد کل صفحات را می توانید مشاهد کنید اگر تعداد صفحات در این نوار نشان داده نمی شود روی نوار راست کلیک و مطابق شکل گزینه ی Page number  را انتخاب می کنیم.

اگر صفحات جدید را بافشردن  دکمه ی Enter ایجاد کردیم علامت Page break نمایش داده نمی شود. وفقط علامت پاراگراف همانند تصویر ذیل نمایش داده می شود .در این حالت برای حذف صفحات در انتهای صفحه کلیک می کنیم تا مکان نما دراین قسمت قرار گیرد سپس با فشردن دکمه Back space  و یا دکمه ی Delete کی بورد ایتدا خطوطی که با Enter  ایجاد کردیم با هربار فشردن این دکمه ها  حذف می شود سپس بعد از حذف خط آخر، کل صفحه حذف خواهد شد .

11- ایجاد شماره گذاری های متفاوت برای صفحات مختلف(شماره گذاری حروف ابجد و اعداد برای پایان نامه ها)

برای شماره گذاری متفاوت صفحات word  باید از سکشن بندی استفاده کنیم تا صفحات به بخش ها و قسمت های مختلف تقسیم شود تا بتوانیم  درهر بخش شماره گذاری های مختلف عددی و حرفی را اعمال کنیم . و یا بعضی از صفحات بدون شماره باشند .

برای ایجاد سکشن(Section) از تب Layout گروه Page setup  گزینه Breaks را انتخاب و از زیر منوی باز شده گزینه Next page را کلیک می کنیم تا سکشن جدید ایجاد شود .

بعد ار ایجاد سکشن اگر در قسمت بالای صفحه( در قسمت هدر یا فوتر صفحه ) دبل کلیک کنیم پنجره تنظیمات مربوط به هدر و فوتر باز می شود. و هر قسمت یا سکشن ی که در صفحه ایجاد کردیم مطابق شکل ذیل نمایش داده می شود .در هر سکشن می توانیم از شماره گذاری های متفاوتی استفاده کنیم .

در قسمت Section1 مکان نما را قرار داده برای ایجاد شماره از تب Header & footer tools  زیر تب Design روی ابزار Page number  کلیک می کنیم و شماره گذاری عددی را انتخاب می کنیم .

شماره ها به ترتیب به تمام سکشن ها اعمال می شود .و اگر شماره ای را حذف ویا تبدیل به شماره گذاری حروف کنیم این تغییر به تمام سکشن ها اعمال می شود چون تمام سکشن ها بهم مرتبط هستند .

پس برای شماره گذاری متفاوت در هر سکشن باید ابتدا ارتباط سکشن ها حذف شود .

 برای اینکه در سکشن دوم از شماره گذاری حروف استفاده کنیم باید ارتباط Section2 را با Section1  قطع کنیم برای این کار روی عدد نوشته شده در Section2  کلیک کرده و از گروه Navigation ابزار Link to previousرا کلیک می کنیم .

حالا ارتباط Section2  با Section1 قطع شده و می توانیم در Section2 از شماره گذاری دیگری استفاده کنیم .

در Section2  کلیک می کنیم و حرفی را وارد می کنیم . پس در Section2 از شماره گذاری حروف استفاده کردیم  می توانیم در Section3  کلیک کنیم و ارتباط Section3 با سکشن قبلیش (Section2  ) را  حذف کنیم و برای مثال در این سکشن هیچ شماره ای نداشته باشیم .

12-استفاده از تب ها و ابزار های ورد وقتی ماوس نداریم

اگر در هنگام کار با ویرایشگر متنی word کی بورد خراب شود و درست کار نکند امکان کار با تب ها و ابزارهای ورد با استفاده از خصوصیت Key tips وجود دارد .

جهت استفاده از این خصوصیت :

بعد از باز شدن صفحه Word دکمه Alt  را یکبار فشار می دهیم روی هر تب حروف انگلیسی نمایش داده می شود که با فشار داده حرف مربوطه ابزار های آن تب مطابق شکل نمایش داده می شود .

حال برای نمایش ابزارهای تب Layout بایدحرف مربوط به این تب (p)که در زیر آن نمایش داده شده را بفشاریم  با فشردن دکمه p  از کی بورد تمام ابزار های مربوط به تب Layout نمایش داده می شود .

بعد از این کار برای استفاده از ابزار ها و دستورات این تب بالای هر ابزار حرف انگلیسی برای اجرای دستور وجود دارد که با فشردن این حروف دستور مربوطه اجرا می شود. برای مثال با فشردن همزمان دکمه B  و 1 منوی مربوط به Breaks باز می شود .

13- گرفتن غلط املایی فارسی و انگلیسی در Word و تنظیم ونصب زبان فارسی برا ی تصحیح غلط های املایی زبان فارسی

بعد از پایان تایپ مطالب در Word این امکان وجود دارد که غلط های املایی چه به زبان فارسی یا انگلیسی  و زبان های دیگر چک شود و در صورت اشتباه بودن کلمات ، تصحیح گردند.

قبل از بررسی غلط های املایی باید زبانی که غلط ها ی املایی چک می شود  تنظیم شود برای این کار از تب Review گروه language دکمه  language را انتخاب و از منوی باز شده دستور Set proofing language را انتخاب می کنیم.

بعد از انتخاب Set proofing language  پنجره ی مربوط به Language باز می شود . در این پنجره باید زبانی را که می خواهیم با آن غلط های املایی گرفته شود را مشخص و گزینه set as default را انتخاب کنیم تا تیک آبی رنگ کنار آن نمایش داده شود .

بصورت پیش فرض زبان انگلیسی انتخاب شده و تیک آبی رنگ کنار آن نشان داده می شود اما زبان Persian  تیک نخورده و نمی توان غلط های زبان فارسی را بگیریم .

برای حل این مشکل از منوی Fileگزینه options  را انتخاب می کنیم . بعد از باز شدن پنجره word options از پنل سمت چپ گزینه Language  را انتخاب می کنیم .و از قسمت   choose editing language زبان Persian  را انتخاب می کنیم و روی دکمه ی install کلیک می کنیم تا زبان فارسی نصب و بتوانیم غلط های املایی زبان فارسی را بگیریم . بعد از نصب  زبان فارسی  در قسمت Set proofing language  هم زبان فارسی و هم زبان انگلیسی تیک آبی دارند .و در هر دو زبان امکان بررسی غلط های املایی وجود دارد .

دو روش برای بررسی غلط های املایی نرم افزار word وجود دارد :

• روش دستی: از تب Review گروه Proofing گزینه Spelling and Grammar قابل دسترس می باشد .

• روش اتوماتیک: از منوی File گزینه Options را کلیک می کنیم در پنجره باز شده از سمت چپ پنل proofing  را انتخاب و گزینه Check spelling as you type بصورت اتوماتیک غلط های املایی را (با زدن دکمه Space ) برای هر کلمه مشخص می کند. و زیر آن خط قرمز می کشد .

روش اول : بررسی غلط های املایی بصورت دستی :

همانطور که گفته شد گرفتن غلط های املایی در این روش از تب Review گروه Proofing گزینه Spelling and Grammar امکان پذیر است . وقتی روی دکمه Spelling and Grammar  کلیک می کنیم پنجره Spelling  در سمت راست باز می شود .که کلمه غلط را پیدا  و پیشنهادات در مورد املای درست کلمات در این پنجره نمایش داده می شود .

برای تصحیح کلمه اشتباه پیشنهاداتی در پنجره Spelling داده شده که با استفاده از 5 دستور زیر امکان تصحیح میسر می شود .

• Change:  با فشردن این دکمه ،کلمه ای که دارای غلط املایی است به کلمه پیشنهادی درست تغییر می کند برای مثال ، در شکل زیر کلمه آموزش جایگزین کلمه دارای غلط املایی آموززش می شود .

• Change All:با فشردن این دکمه ،کلمه پیشنهادی درست جایگزین کلمه غلط می شود و ضمنا تمام سند ورد بررسی می شد و اگر همین کلمه غلط در قسمت های دیگر هم تکرار شده باشد آنها هم تصحیح می شوند .

• Ignore: این دکمه به معنی فراموش کردن هست یعنی به ورد اعلام می کند این کلمه را غلط نگیر برای مثال در زبان انگلیسی ،اسامی خاص مثل raze  یا Ali  یا اسم مسجد و مکان را نباید غلط املایی گرفته شود . با فشردن این دکمه ،کلمه ای که دارای غلط املایی است ، را غلط نمی گیرد .

• Ignore All: هر کلمه ای که در لیست به عنوان غلط املایی در نظر گرفته شده است ، را در تمام سند ورد چک می کند و آن کلمه با تمام تکرار هایش در سند را غلط نمی گیرد .

• add: اگر کلمه درست هست و ورد غلط می گیرد با فشردن این دکمه این کلمه را به دیکشنری ورد اضافه می کنیم .تا دیگر غلط گرفته نشود .

روش دوم (غلط گیری بطور اتوماتیک):از منوی File گزینه Options را کلیک می کنیم در پنجره باز شده از سمت چپ پنل proofing  را انتخاب و گزینه Check spelling as you type بصورت اتوماتیک غلط های املایی را (با زدن دکمه Space از کی بورد ) برای هر کلمه مشخص می کند. و زیر آن خط قرمز می کشد .

در این روش هر کلمه ای که تایپ می کنیم بعد از زدن فاصله(space) ورد بطور اتوماتیک غلط ها را می گیرد و زیر هر کلمه غلط خط قرمز می کشد .

برای تصحیح غلط ها ، روی هر کلمه غلط که زیر آن خط قرمز کشیده شده راست کلیک می کنیم و  دستورات قسمت قبل با همان کاربرد نمایش داده می شود .

وقتی روی کلمه غلط راست کلیک می کنیم پیشنهاد کلمه درست در منویی که باز می شود نمایش داده می شود که با انتخاب آن کلمه درست جایگزین کلمه غلط می شود و گزینه Ignore all  و گزینه Add to dictionary  در قسمت بالا توضیح داده شد .

برای حذف خطوط قرمز کلمات غلط کافی است از منوی File گزینه Options را کلیک می کنیم در پنجره باز شده از سمت چپ پنل proofing  را انتخاب و تیک گزینه Check spelling as you type را برداریم .

14-چگونه فایل ورد را تبدیل به PDF کنیم

از منوی فایل روی گزینه save کلیک می کنیم سپس در پنجره باز شده دکمه Browse را انتخاب می کنیم تا پنجره ی save as باز شود .بعد از انتخاب نام فایل در قسمت File name ومسیر ذخیره سازی فایل ،در قسمت  Save as type پسوند    PDF را برای ذخیره سازی انتخاب می کنیم و روی دکمه Save  کلیک می کنیم .

15-کپی فرمت و شکل متن توسط ابزار Format painter

ابتدا دو متن در صفحه ورد تایپ می کنیم به متن دوم قالبی را اعمال می کنیم برای مثال سایز متن را 16 و فونت آن را Tahoma و رنگ متن را آبی انتخاب می کنیم می توانیم سبک Bold و Italic هم به متن اعمال کنیم .

به جهت کپی فرمت و شکل متن نه محتوای متنی از تب Home گروه Clipboard روی ابزار Format painter دبل کلیک می کنیم . با این کار فرمت متنی که مکان نما روی آن قرار دارد کپی می شود سپس شکل ماوس بصورت جارو نمایش داده می شود که اگر هر کجای متن اول درگ کنیم فرمت متن  به این قسمت past می شود .

جهت حذف علامت جارو مربوط به ماوس یکبار روی ابزارFormat painter  کلیک می کنیم .