آموزش رایگان صفر تا صد مدیریت شیت ها در اکسل|آکادمي استاد آموز

شیت در اکسل چیست؟ 

 

 Workbook  در اکسل چیست ؟

فایل اکسل  دارای نام پیش فرض work book  (کتاب کار ) می باشد که می تواند موقع ذخیره کردن توسط کاربر تغییر کند. یک work book یا یک فایل اکسل دارای Work sheet های (شیت کاری یا کاربرگ) متعددی است که هر شیت از تعداد سطر و ستون های زیادی تشکیل شده که می توانیم اطلاعات مختلف را در این سلول ها که از تقاطع سطر و ردیف ها بوجود می آیند بنویسیم.  

و حداکثر تعداد شیت در اکسل ،  بسته به قابلیت سخت افزار سیستم دارد .و در ضمن با تابع شیت در اکسل ( ()sheet ) می توان تعداد شیت های اکسل را شمارش کرد.  

حداکثر تعداد سطر و ستون در اکسل

هر شیت کاری دارای 16384 ستون که با حروف انگلیسی از A تا XFD  نام گذاری شده که در صورت نیاز می توان ستون های جدید اضافه کرد توضیحات آن در صفحه مدیریت ستون و ردیف ها موجود است.

برای محاسبه تعداد ستون های اکسل در هر ورژن نرم افزار اکسل کافی است از تابع Count Blank استفاده کنیم که تعداد خانه های خالی را می شمارد علامت مساوی را نوشته و نام تابع را می نویسیم و برای آرگومان تابع روی عنوان یکی از ردیف ها کلیک می کنیم تا کل ستون ها را بشمارد برای مثال روی ردیف یک کلیک می کنیم وتابع را بصورت زیر می نویسیم .

COUNTBLANK(1:1)=

و هر شیت دارای 1048576 ردیف است که با اعداد نام گذاری شده و می تواند اضافه هم شود .اگر تعداد ردیف ها و ستون ها را درهم ضرب کنیم حاصل عدد  می شود  17179869184  یعنی حدودا اکسل ، دارای 17 میلیارد سلول است.

که می توانیم در این خانه ها مقادیر مختلف وارد کنیم به همین دلیل به نرم افزار اکسل ، صفحه گسترده می گویند زیرا که هر صفحه کاری(شیت کاری) آن دارای 17 میلیارد سلول است که بر حسب نیاز می توانیم هر تعداد شیت که احتیاج داریم اضافه کنیم . 

برای تنظیمات پرینت و چاپ محتوای شیت می توان از مقاله مربوط به آن استفاده کرد .و براي استفاده از فرمول هاي تخصصي مالي و حقوق و دستمزد از بسته کاربرد اکسل در حسابداري مي توانيد بهره جوييد  .

ایجاد شیت جدید و حذف آن

روش اول :راست کلیک روی شیت فعلی

• روی شیت فعلی راست کلیک می کنیم و گزینه Insert  را انتخاب می کنیم .
• سپس در پنجره باز شده  Worksheet را انتخاب می کنیم .
• شیت جدید ایجاد می شود .

روش دوم : با استفاده از تب home

• از تب Home ، گروه Cells ،گزینه Insert سپس Insert sheet را انتخاب می کنیم .

روش سوم :کلیک رو علامت +

• در پایین صفحه اکسل کنار نام شیت ها علامت + داخل دایره ای وجود دارد.
• با کلیک روی این علامت شیت جدید ایجاد می شود .

حذف شیت انتخابی

روش اول :راست کلیک روی شیت

• روی شیت که می خواهیم حذف شود راست کلیک و گزینه Delete  را انتخاب می کنیم .
• شیت انتخابی حذف می شود.
  
• اگر لازم بود چند شیت همزمان حذف شوند با کلیدهای  Ctrl و Shift شیت ها را انتخاب می کنیم سپس راست کلیک و Delete  را می زنیم . 
• اگر فقط یک کاربرگ داشته باشیم اکسل اجازه حذف تنها شیت (کاربرگ)را به کاربر نمی دهد.

روش دوم : با استفاده از تب home

• از تب Home ، گروه Cells ،گزینه Delete سپس Delete sheet را انتخاب می کنیم .

 مشکل اضافه نشدن شیت در اکسل

گاهی اوقات ، به دلایل مختلف می توانیم با استفاده از فرمول نویسی از ایجاد شیت جدید توسط کاربر جلوگیری کنیم .برای این کار روی شیت مورد نظر راست کلیک می کنیم و گزینه view code  را انتخاب می کنیم تا پنجره کد نویسی اکسل باز شود و با استفاده از کد می توانیم از اضافه شدن شیت جدید جلوگیری کنیم  .

تغییر نام شیت انتخابی

• روش اول :روی شیت که می خواهیم تغییر نام دهیم راست کلیک و گزینه Rename را انتخاب می کنیم . سپس نام جدید را برای شیت وارد می کنیم .
• روش دوم :یا اینکه می توانیم روی نام شیت یک بار کلیک کنیم تا انتخاب شود سپس روی نام دبل کلیک می کنیم  و نام جدید را وارد می کنیم .
• روش سوم :یا اینکه از تب Home گزینه Format ،زیر منوی Rename sheet را انتخاب کنیم .
  

کپی و انتقال شیت(انتقال اطلاعات از یک شیت به شیت دیگر بصورت خودکار)

روش اول کپی اطلاعات شیت با راست کلیک روی شیت

• روی شیتی که می خواهیم تمام اطلاعات آن را به شیت دیگر کپی شود، راست کلیک و گزینه Move or copy را انتخاب می کنیم .
• یا اینکه از تب home گزینه Format زیر منوی move or copy sheet را انتخاب می کنیم .
  

این پنجره داری سه قسمت است :

1. To book : اگر بخواهیم اطلاعات شیت در همین فایل ، کپی به شیت دیگر شود ، نام فایل فعلی که بصورت پیش فرض انتخاب است را تغییر نمی دهیم.

• اگر بخواهیم اطلاعات شیت به فایل دیگری کپی شود ابتدا فایل دوم (مقصد) را باز می کنیم .
• سپس در قسمت To book، نام فایل جدید نمایش داده می شود، آن را انتخاب می کنیم .
• و اگر خواستیم اطلاعات در فایل جدید کپی شود در قسمت To Book، گزینه New book را انتخاب می کنیم تا اطلاعات در فایل جدید کپی شود .
  

1. Before sheet: نام هر شیتی که انتخاب می کنیم اطلاعات شیت فعلی قبل از این شیت کپی می شود .
2. Create a copy: با انتخاب این گزینه ، اطلاعات شیت به شیت دیگر کپی می شود .
3. اگر تیک این گزینه را انتخاب نکنیم اطلاعات انتقال داده می شود. سپس اطلاعات یک شیت بصورت خودکاربه شیت دیگر انتقال یا کپی می شود .
   

نکته :اگر در شکل فوق تیک گزینه Create a copy  را نزنیم اطلاعات به شیت تعیین شده بجای کپی ، انتقال داده می شود .

روش دوم کپی اطلاعات شیت با درگ کردن

• شیت مورد نظر را انتخاب می کنیم و همزمان با پایین نگه داشتن دکمه Ctrl ، شیت را به مکان دلخواه درگ (می کشیم)می کنیم اطلاعات شیت به مکان جدید کپی می شود .

روش دوم انتقال اطلاعات شیت با درگ کردن(فراخوانی  اطلاعات از یک شیت به شیت دیگر در اکسل)

• می توانیم شیت مورد نظر را انتخاب و به قبل از هر شیتی که لازم  داریم درگ (می کشیم)کنیم . تا کل اطلاعات شیت به این مکان انتقال داده شود .

تغییر رنگ شیت

• روی نام شیت راست کلیک می کنیم و با گزینه Tab color ، رنگ شیت را می توانیم تغییر دهیم .
• یا اینکه از تب Home گزینه Format ،با زیر منوی Tab color ، رنگی را انتخاب می کنیم .
  

پنهان کردن شیت

روی شیت مورد نظر راست کلیک می کنیم و گزینه Hide را انتخاب می کنیم .

نمایش شیت مخفی

• روی یک شیت به دلخواه راست کلیک می کنیم .
• گزینه UnHide را انتخاب می کنیم.
• در پنجره باز شده ، نام شیت های مخفی نمایش داده می شود  هر شیتی که می خواهیم نمایش داده شود انتخاب و OK می کنیم .

انتخاب شیت ها

فعال سازی شیت در اکسل :

هر شیت (کاربرگ) که با کلیک چپ آن را انتخاب کنیم آن شیت فعال هست و می تونیم ورود اطلاعات و… در شیت  داشته باشیم .

علت غیر فعال شدن شیت ها در اکسل :

گاهی اوقات ممکنه نمایش نوار نمایش شیت ها غیر فعال شده باشد برای حل این مشکل از منوی File روی گزینه Option  کلیک می کنیم و در قسمت Advanced  پنل مربوط به Display option for this workbook  گزینه Show sheet tabs را انتخاب می کنیم تا شیت ها فعال و نمایش داده شوند .

انتخاب شیت ها بصورت ناپیوسته

• ابتدا از تب home ، گزینه Insert ، چند شیت  ایجاد می کنیم .
• با نگه داشتن دکمه Ctrl ، و کلیک روی هر شیت  ، شیت ها بصورت ناپیوسته انتخاب می شوند

انتخاب شیت ها بصورت پیوسته

• ابتدا یک شیت را انتخاب می کنیم
• دکمه Shift را پایین نگه می داریم ، و روی شیت انتهایی کلیک می کنیم 
• تمام شیت های بین شیت انتخابی اول و آخر در حالت انتخاب قرار می گیرند .
• درشکل فوق ابتدا sheet1 را انتخاب و دکمه Shift را پایین نگه می داریم و sheet7 را انتخاب می کنیم هر تعداد sheet بین شیت 1 تا شیت 7 می باشد انتخاب می شود .

انتخاب تمام شیت ها به یکباره

• روی یک شیت به دلخواه راست کلیک می کنیم.
• و گزینه Select All Sheets را انتخاب می کنیم .
• تمام شیت ها در حالت انتخاب قرار می گیرند .

دسته بندی شیت ها در اکسل(گروه بندی شیت ها در اکسل)

وقتی چند شیت که از نظر محتوا با هم مرتبط هستن را با Ctrl یا Shift  یا با استفاده از روش راست کلیک روی شیت و انتخاب Select All Sheets  انتخاب می کنیم این شیت ها در یک گروه قرار می گیرند.

خارج کردن شیت از گروه بندی : 

  برای اینکه از حالت گروه بندی خارج کنیم کافی است روی یک شیت کلیک چپ کنیم .

کاربرد دسته بندی  شیت ها در اکسل :

وقتی شیت ها  را با هم گروه بندی می کنیم می توان برای یک شیت فرمول نوشت  و این فرمول اتوماتیک به شیت های دیگری که با اون گروه بندی شده اند اعمال  شود و یا اینکه فرمت سلول ها را  در یک شیت تغییر دهیم و به را حتی این فرمت به تمام شیت  های دیگر هم گروه هم انتقال می یابد .

حفاظت از شیت ها (چگونه در اکسل سلول ها را قفل کنیم)

• روی هر شیتی که قرار است از آن محافظت شود راست کلیک می کنیم.
• گزینه Protect sheet  را انتخاب می کنیم .
• مشاهده می کنید که امکان تمام تغییرات اعم از تنظیم فرمت ، اضافه کردن ، حذف کردن سلول ها ،ستون ها و ردیف ها و … غیر فعال هست. و با این روش می توانیم از تغییر اعداد در اکسل جلو گیری کنیم. 
• فقط امکان قفل و از حالت قفل خارج کردن صفحه وجود دارد .
• در قسمت password to unprotect sheet رمزی را وارد می کنیم جهت تایید رمز مجدد در صفحه بعد هم، همین رمز را وارد و OK می کنیم .
• در این حالت امکان نوشتن بر روی خانه های اکسل میسر نیست و کل صفحه قفل می باشد و کسی که رمز را بداند می تواند صفحه را  از حالت قفل خارج کند .

نکته :قبل از اینکه صفحه اکسل را محافظت کنیم می توانیم تعیین کنیم که محافظت به چه صورتی باشد یعنی هم امکان قفل صفحه باشد و هم هرجایی که فرمولی نوشته شده مخفی شود و دیده نشود .

برای این کار در تب Home ، گروه Cells، روی گزینه Formats Format cells کلیک می کنیم .

در تب Protection ،اگر روی Locked کلیک کنیم (که بصورت پیش فرض انتخاب است)صفحه قفل می شود .

و اگر روی Hidden کلیک کنیم تمام فرمول های شیت انتخابی مخفی می شوند.

خارج کردن شیت از حالت حفاظت شده

• از تب home  گزینه Format ،زیرمنوی Unprotect Sheet را انتخاب می کنیم .
• و رمز را وارد می کنیم صفحه از حالت محافظت شده خارج می شود .

تقسیم بندی صفحات اکسل (ایجاد چند صفحه دریک شیت اکسل  )

می توانیم یک شیت را به چند قسمت تقسیم کنیم و برای مقایسه یا کاربرد های دیگر راحتر صفحات را همزمان مشاهده کنیم 

تقسیم یک  شیت(کاربرگ) اکسل به چهار قسمت مجزا 

یک سلول را به دلخواه انتخاب می کنیم و از تب view  ، گزینه split (تقسیم ) را انتخاب می کنیم صفحه اکسل به چهار قسمت تقسیم می شود که بر حسب نیاز اگر ماوس را به میله های طوسی رنگ نزدیک کنیم می توانیم با درگ و کشیدن مرز تقسیم را تغییر دهیم .

تقسیم صفحه اکسل بصورت افقی 

در قسمت عنوان ردیف ها ، ماوس را برده و یک عنوان ردیف  مانند 5 را انتخاب می کنیم یک ردیف به حالت انتخاب در می آید، سپس از تب view روی گزینه Split  کلیک می کنیم . صفحه اکسل به دو قسمت افقی تقسیم می شود .

تقسیم صفحه اکسل بصورت عمودی 

 روی عنوان ستون مانند ستون D  کلیک می کنیم و یک ستون در حالت انتخاب در می آید سپس از تب Viewگزینه Split را انتخاب می کنیم صفحه اکسل به دو قسمت عمودی تقسیم م ی شود . 

نوشتن کدهای VBA برای شیت ها

• روی شیت مورد نظر راست کلیک و گزینه View code را انتخاب می کنیم .
•  محیط  نرم افزار ویژوال بیسیک باز می شود که در این محیط می توانیم کدهای VBA را بنویسیم.